RECOMMANDATIONS POUR LES MENTORS

INFORMATIONS POUR LES MENTORS AUX OLYMPIADES INTERNATIONALES DE CHIMIE

• Introduction
• Attentes générales
• Organisation quotidienne des IChO
• Exemple de documents

INTRODUCTION

Chaque année, les Olympiades internationales de chimie prennent de l’ampleur et par conséquent le nombre de participants a augmenté. Puisque ces nouveaux participants ne peuvent pas se forger une expérience des Olympiades de chimie uniquement à travers leur expérience et du bouche-à-oreille, le Comité de Pilotage international a créé ce document comme un « carnet de route » pour tous les mentors afin de leur fournir un guide pratique de l’événement.

Ce document indique aux nouveaux mentors ce qu’ils peuvent attendre ainsi que ce que l’on attend d’eux durant les Olympiades. Cependant ce contenu donne une rapide description de la réalité de ces Olympiades, et ne dispense pas de la lecture du règlement officiel. Tous les mentors doivent avoir connaissance de ce règlement.

Ce document devra être édité et mis à jour régulièrement par chacun des organisateurs des Olympiades et par le Comité de Pilotage international. Il est mis à disposition par les organisateurs avec les formulaires de participations pour que les futurs mentors puissent l’utiliser.

Cette version a été mise a jour par Gabor Magyarfalvi, membre du Comité de Pilotage en 2004 avec des modifications de Bryan Balazs. La dernière mise à jour date de 2004.

 

ATTENTES GÉNÉRALES

Chaque nation est responsable de la sélection des deux mentors accompagnants ses étudiants aux Olympiades. Le règlement demande que les mentors aient une bonne compréhension orale et écrite de l’anglais. Cette indication n’est pas à prendre à la légère puisque les réunions du jury nécessitent souvent une participation à la discussion, ou du moins la capacité à suivre les délibérations de près. Voir le complément d’information sur les réunions du jury ci-dessous.

De plus, de nombreux pays ont jusqu’à deux observateurs scientifiques présents aux Olympiades afin de prêter une assistance professionnelle aux mentors dans leurs tâches. Le groupe composé de mentors et observateurs pour chaque pays ainsi que de ses étudiants est qualifié d’ « équipe » ou de « délégation ». Chaque équipe doit prendre en charge ses moyens de transports (aérien, ferroviaire ou autre) jusqu’au lieu des Olympiades. Les moyens de transports ainsi que l’intégralité des repas sont en règle générale pris en charge par l’organisateur. C’est une excellente occasion de rencontrer les représentants des autres pays.

Dans l’idéal, les membres de l’équipe sont des professionnels impliqués dans la préparation et la sélection de leurs équipes nationales respectives. Ils connaissent les problèmes préparatoires et le règlement des Olympiades, incluant le programme. Il est aussi appréciable qu’un ou deux enseignants et une ou deux personnes possédant une expérience des Olympiades fasse partie des équipes. Le débat sur les problèmes théoriques est généralement divisé en deux sessions. Cette compétence est attendue des mentors, ainsi qu’une maîtrise basique des outils informatiques (Windows et Word).

ORGANISATION QUOTIDIENNE DES IChO

 

Avant l’Olympiade

Les inscriptions sont organisées par le mentor référent de chaque pays. Le pays reçoit une invitation officielle en décembre de l’année précédant l’Olympiade concernée. Le formulaire d’inscription doit être retourné avant la date limite. Si cette date ne peut être respectée, les mentors doivent en informer les organisateurs dans un délai acceptable. Les organisateurs aident habituellement les équipes à remplir les conditions de visa du pays hôte de l’Olympiade, mais obtenir le visa en question relève de la responsabilité de chaque équipe.

Les sujets préparatoires sont publiés en ligne en janvier de l’année de l’Olympiade mais sans les solutions. Les versions complètes sont envoyées à chaque mentor référent. Les solutions ne sont pas accessibles au grand public avant le mois de juin car plusieurs pays utilisent ces sujets pour leurs examens nationaux.

Il est devenu courant pour les Olympiades que de nombreux pays rendent leurs sujets respectifs (ou examens d’entrée) accessibles aux mentors d’autres pays (traduits ou dans la langue originale)

 

Le travail du Jury International

Chaque édition comporte généralement quatre sessions du Jury tout au long de l’événement, organisées comme suit bien que des variations soient possibles :

  • • 1ere réunion du jury (jour 2), discussion des problèmes relatifs à l’épreuve pratique soulevés par les mentors
  • • 2ème réunion du jury (jour 4), discussion des problèmes relatifs à l’épreuve théorique soulevés par les mentors
  • • 3ème réunion du jury (jour 7), discussion sur les divers sujets ayant besoin d’être abordés
  • • 4ème réunion du jury (jour 8), présentation des notes globales aux examens (sans levée d’anonymat)

Les sessions du jury peuvent être très ardues et longues. Elles sont menées en anglais et la maîtrise de l’anglais de certains des participants n’est pas suffisante pour présenter et débattre efficacement des points pertinents. Les sessions du jury peuvent être épuisantes, mais il est essentiel que l’exactitude des questions de la compétition soit discutée et modifiée par le jury. Notez que les suggestions de changement de qualité de la langue anglaise ne doivent être formulées que pour lever une ambiguïté de compréhension.

Il est important que les délégations soient représentées aux réunions du jury afin que qu’elles soient au courant de tous les problèmes relatifs aux sujets ou d’ordre général. Si un vote officiel est nécessaire, le règlement indique que la présence de 75% des mentors est obligatoire pour que la procédure de vote soit valide.

Epreuve pratique

Plusieurs problèmes ont souvent été soulevés au sujet de l’épreuve pratique pendant une réunion du jury. Les suggestions suivantes ont été acceptées à de nombreuses reprises, avec des résultats satisfaisants.

Il est possible de diviser les sessions de laboratoire en deux sessions consécutives sur la journée, à condition que les candidats ne puissent communiquer et que la remise en place des laboratoires à l’identique est réalisable entre les deux sessions.

Les questions théoriques dans l’épreuve pratique, s’il y en a, doivent être relatives à la nature de l’expérience.

Le schéma suivant de notation des résultats de mesure expérimentale a bien fonctionné par le passé :

  • La note maximale doit être accordée si le résultat reflète les valeurs attendues par les examinateurs. La valeur de référence attendue doit provenir de la procédure analytique réalisée le jour de l’examen.
  • Aucun point ne peut être accordé à des résultats en dehors de la limite des valeurs acceptables.
  • Les deux limites, attendues et acceptables, doivent refléter les résultats d’expériences des examinateurs.
  • Une échelle linéaire doit être appliquée entre ces deux limites :

Numerically:

Pmax points,   if si 0 ≤ |E| ≤ L expected

0 points   if Laccepted ≤ |E|

Pmax(1-(|E|-Lexp)/(Lacc-Lexp))           if Lexpected ≤ |E| < Laccepted

(Pmax – maximum points, E – error, L – range limits)

Graphically:

Typical values for a titration would be
Lexpected = 0.5% relative error in the volume. Laccepted = 3 % relative error in the volume.

Ranges need not necessarily be symmetrical. For example, the accepted range above the true melting point should be rather narrow.

–

Les étudiants sont autorisés à décider du nombre de mesures à reproduire (par exemple, en titrage). Seule la valeur finale indiquée par l’étudiant sera notée. Les notes dépendent des valeurs expérimentales et non de leur précision. (Ceci est basé sur le fait que les étudiants puissent obtenir des résultats concordants). L’accent doit être mis sur les notes du travail pratique afin que les résultats puissent être recalculés de manière uniforme.

Les erreurs dans les calculs des étudiants peuvent entraîner une pénalité mineure d’une ampleur suggérée par les organisateurs et approuvée par le jury international. Les erreurs graves d’application des règles d’évaluation des erreurs expérimentales peuvent être pénalisées.

Les étudiants peuvent être pénalisés s’ils demandent des échantillons de remplacements, des réactifs supplémentaires, s’ils cassent leur matériel, ou s’ils ne respectent pas à la lettre les règles de sécurité.

Le Catalyser

Les IChO ont un journal, le Catalyser, publié quotidiennement durant l’événement. Il peut contenir des informations au sujet des étudiants participants et leurs excursions, des articles pertinents pour le monde de la chimie du pays hôte (par exemple, des chimistes célèbres), des blagues, des anniversaires, etc. L’un des numéros contient les adresses des mentors, observateurs et étudiants. Les hôtes acceptent généralement des contributions de tous les participants !

Jour 1

Le Comité organisateur est responsable du transport des participants de ou des aéroports, ou toute autre endroit d’arrivée, jusqu’au lieu des Olympiades de chimie. L’hébergement (non financé par le pays d’accueil) est possible pour les délégations arrivant en avance ou partant plus tard.

Lors de la procédure d’inscription, l’identité et les assurances des membres de l’équipe sont vérifiés. Les délégations doivent signer un code académique qui inclut l’acceptation du règlement des IChO et de l’interdiction pour les étudiants, les mentors et les observateurs de communiquer (aucun usage de téléphone, Internet et aucune rencontre avec les invités) pendant les moments cruciaux de la compétition. La vérification de la bonne conformité se fait à la discrétion des organisateurs. Tous les participants reçoivent un badge avec leur nom, leur pays et leur fonction (étudiant, mentor, etc.). Ces badges doivent être portés tout au long de l’événement.

Il est devenu habituel, lors de l’enregistrement sur place, de donner aux participants un sac ou un sac à dos contenant les informations générales, le programme de l’Olympiade, un tee-shirt ou autre, un bloc notes, de quoi écrire et une calculatrice (à utiliser lors des épreuves).

Les équipes retrouvent les guides qui resteront avec les étudiants durant l’Olympiade. Le plus souvent, les guides sont des étudiants universitaires parlant une des langues natives ou l’anglais.

Un dîner d’accueil a toujours lieu le premier soir.

 

Jour 2

La cérémonie d’ouverture, un événement solennel auquel sont présents de nombreux officiels, a lieu le jour 2. Certaines nations se présentent dans un uniforme d’équipe au lieu du classique costume/cravate – robe. Les tee-shirt et jeans ne sont pas appropriés pour ce moment.

Les équipes sont présentées durant la cérémonie d’ouverture. Lors de certaines Olympiades, les étudiants ont porté le drapeau de leur pays ou avaient une image du drapeau projetée sur grand écran. Durant les Olympiades à Bangkok, des photographies de chaque pays ont été utilisées.

Les étudiants sont séparés des mentors dès la fin de la cérémonie d’ouverture et les retrouveront après la deuxième épreuve.

Après la cérémonie d’ouverture pouvant être suivie d’une réception, les mentors se rendent dans les laboratoires où l’épreuve pratique a lieu.

Le jour 2 permet aux mentors de parler avec les auteurs de l’épreuve pratique, et se termine par la 1ère réunion du jury. Les discussions durant cette réunion peuvent être considérablement abrégées si les délégations étudient les sujets et saisissent l’opportunité d’en discuter individuellement avec les auteurs avant la réunion du jury au complet.

Une fois que le Comité scientifique a eu l’opportunité de discuter des changements proposés par les mentors, la 1ère session du jury peut débuter. Le contenu final du sujet, le schéma de notation (points bleus et rouges) sont soumis à acceptation officielle pendant la réunion. Une fois que le texte final est accepté, il est rendu disponible en format papier (copie) et numérique pour les mentors de tous les pays participants.

 

Jour 3

C’est le jour dédié à la traduction. Si l’Olympiade est réduite d’une journée, ce jour en particulier est généralement supprimé et la traduction a lieu le soir. Des ordinateurs sont disponibles pour chaque pays afin de traduire le sujet final de chaque examen dans la langue maternelle des étudiants. Les équipes parlant la même langue coopèrent en général. Il peut être utile d’informer les organisateurs de cette coopération en amont afin qu’ils puissent fournir les ordinateurs en fonction des besoins. C’est aux organisateurs de décider ou non de l’utilisation des ordinateurs portables. Les ordinateurs fonctionnent généralement avec Windows et Microsoft Word. Si un pays fait une demande d’équipement spécial, tel qu’un clavier spécifique, il faut le leur apporter.

Les versions finales des examens traduits doivent être remises par le mentor référent. Les scans des différents examens sont rendus publics sur Internet pour vérification de la qualité de traduction et la cohérence par rapport au texte original.

Puisqu’un certain nombre de pays finissent leur traduction rapidement, il est possible d’organiser une petite excursion vers la fin du jour 3.

 

Jour 4

Ce jour est dédié aux visites pour les mentors et les invités, et à l’examen pratique pour les étudiants. Les mentors reçoivent les copies de l’examen théorique (2 copies par nation).

La 2ème réunion du jury a généralement lieu le 4ème jour. Les questions de l’examen théorique y sont abordées. Pour l’examen théorique, il est encore plus important que les mentors aient le temps d’étudier le mieux possible le sujet et de rencontrer auparavant les auteurs de manière individuelle, afin de garantir une bonne gestion de la réunion du jury. Une session à part est généralement organisée pour les discussions sur l’examen théorique. La moitié des problèmes est étudiée dans une salle, l’autre moitié dans une autre. Les deux mentors assistent chacun à une de ces sessions.

 

Jour 5

Le jour 5 est généralement réservé à la traduction de l’épreuve pratique et les sessions de traduction commencent vers 9h00. La plupart des pays finissent vers 17h00.

 

Jour 6

Au cours du jour 6, les mentors profitent de leur temps libre alors que les étudiants passent l’épreuve théorique. Le plus souvent, les mentors prennent part à une excursion à la journée avec les observateurs et les invités.

 

Jour 7

Le jour 7 est généralement réservé pour la notation des épreuves. Après les épreuves, les feuilles de réponses sont copiées. L’une est notée par les auteurs, l’autre par les mentors qui reçoivent les copies ce jour. Il reste également souvent du temps pour une excursion.

La 3ème réunion du Jury a également lieu au cours du jour 7. Les organisateurs peuvent discuter des performances pratiques lors de cette 3ème réunion avant que les mentors ne prennent connaissance des résultats de leurs étudiants. En cas d’irrégularités, le barème de notation peut être corrigé.

Notation

Un barème détaillé doit être fourni avec le sujet au Jury International. Les points accordés pour des réponses partielles doivent être décidés par les organisateurs avec bon sens pendant la correction, et doivent être accordés de manière uniforme puisque toutes les erreurs possibles ne peuvent être décelées avant. Par exemple : si la question est de fournir une équation chimique équilibrée, alors une note partielle doit être accordée à ceux qui identifient correctement les agents réactifs et les produits, mais qui échouent au moment d’équilibrer correctement l’équation. Le jury débat les notes partielles uniquement lors des cas les plus critiques.

Les étudiants doivent détailler leur raisonnement. Cela aide à attribuer des notes partielles. Si un étudiant oublie une étape élémentaire dans son raisonnement, ou utilise une solution différente, il ou elle peut recevoir tous les points si les résultats demandés sont corrects et qu’il justifie son raisonnement.

Tous les points sont accordés à une question si l’étudiant la résout correctement en utilisant constamment le résultat erroné d’une question précédente. Il n’y a pas de double pénalité.

La notation est généralement faite par nombres entiers (points bleus). Les points définitifs (rouges) (60 pour la théorie et 40 pour la pratique) sont répartis entre les deux épreuves selon un poids relatif prédéterminé.

 

Jour 8

Le jour 8 consiste en l’arbitrage au cours duquel les notes attribuées par le Comité scientifique et les mentors sont comparées. La pratique courante est d’avoir un certain nombre de sessions, chacune impliquant 12 à 18 pays tirés au sort.

Les membres du Comité scientifique se chargent de l’arbitrage de leurs propres questions (généralement chaque auteur se charge de sa question). Il existe une limite de temps à cette discussion, mais lors de cas compliqués, la délégation peut être appelée à revenir plus tard. Dans le cas où aucun accord ne peut être trouvé, il est possible de faire appel au Jury. Cet appel est effectué avant la remise des médailles. (Il n’y a pas de précédent pour cette possibilité.)

Le débat pendant l’arbitrage est souvent inévitable et il peut arriver qu’il devienne houleux. La situation doit être gérée avec tact, et il peut arriver qu’une médiation soit nécessaire.

Les notes finales des étudiants doivent être fournies à leurs mentors pour une dernière vérification.

Le soir du jour 8 se tient la 4ème session du Jury. Le premier point à l’ordre du jour est l’attribution des médailles. Elle se base sur une liste au mérite présentée sur écran, dans un format rendant impossible la corrélation des chiffres affichés avec les notes individuelles des étudiants. Cette pratique aux Olympiades garde habituellement même les mentors en suspens sur les résultats finaux et les médailles jusqu’à la cérémonie de remise des prix. La plupart des pays n’informent pas les étudiants de leurs performances jusqu’à la fin de la cérémonie de remise des prix.

Des prix supplémentaires peuvent être distribués pour les meilleurs performances théoriques et pratiques, mais un prix pour le meilleur étudiant de sexe féminin n’est pas recommandé.

L’ordre du jour de la 4ème réunion du Jury est prolongé par Comité de direction afin de discuter des questions générales concernant les futures Olympiades, ou tout autre sujet que le jury souhaite aborder. Ce débat général peut aussi avoir lieu la veille au soir.

 

Jour 9

La cérémonie de clôture a lieu le jour 9 et a souvent lieu dans un lieu de réception spécial.

Une tenue de soirée est demandée pour les étudiants. Les tee-shirts et jeans sont à éviter. L’expansion lors de la remise de médailles doit être mesurée.

Le programme de la cérémonie de clôture comporte un certain nombre d’incontournables :

  • Présentation des résultats par le Président du Comité scientifique
  • Remise des médailles. La cérémonie de remise des médailles commence par les mentions honorables, puis les médailles de bronze, d’argent et d’or dans cet ordre. Les trois meilleurs étudiants (en termes de scores) sont mentionnés séparément.

La remise officielle du drapeau IChO au prochain organisateur se fait à la fin de la cérémonie. Le représentant de la prochaine édition bénéficie également d’un temps de parole. En plus de ce qui précède, il y a généralement quelques événements culturels, et la cérémonie est souvent suivie d’un repas de clôture. Le dernier numéro du Catalyser contient l’attribution des médailles et est disponible à la cérémonie de clôture. Notez que les IChO sont une compétition entre des individus, pas des pays, donc les classements de pays ne sont pas inclus.

 

Jour 10

Cette journée correspond généralement aux départs de toutes les délégations. L’organisateur peut faciliter les arrangements pour les voyages.

Exemples de documents

 

Certaines parties des énoncés ne changent pas beaucoup d’année en année, comme les instructions et les règles de sécurité. Nous incluons ici des exemples pertinents qui peuvent être traduits à l’avance pour gagner du temps dans les sessions de traduction. Les participants doivent également prendre connaissance des règles avant les IChO.

Instructions for Lab Practical

  • At all times while you are in the laboratory, you must wear safety eye glasses or your own glasses if they have been approved, and use the pipette filler bulb provided.  You will receive only ONE WARNING from the laboratory supervisor if you remove your glasses or fill a pipette by mouth. A second infringement will be considered a major fault incompatible with further experimental work, and you will be dismissed from the laboratory with a resultant zero score for the entire experimental examination.
  • Do not hesitate to ask a demonstrator if you have any questions concerning safety issues.
  • This examination has xx pages and xx pages of answer sheets.
  • Total points for this examination is xx.
  • The official English version of this examination is available if you wish to see it.
  • Please carefully read the text of each experimental task and study the layout of the answer forms before you begin your experimental work.
  • Work must begin only when the START command is given.
  • Use only the pen and calculator provided.
  • Write your name and personal identification code (posted at your workstation) in the upper corner of the first page of each problem’s answer sheet.  Write your name and code on all remaining answer sheets.
  • You have 5 hours to complete all of the experimental tasks, and record your results on the answer sheets.  You must stop your work immediately after the STOP command is given.  A delay in doing this of more than 3 minutes will lead to cancellation of the current task and will result in zero points for that task.
  • All results must be written in the appropriate areas on the answer sheets.  Anything written elsewhere will not be marked.  Do not write anything on the back of your answer sheets.  If you need more paper for working, request it from the supervisor.
  • Write relevant calculations in the appropriate boxes when necessary. If you provide only the end results for complicated problems, even if correct but with no supporting work, you receive no score.
  • A Periodic Table and a table of constants will be provided for your use. Take all atomic masses and physical constants from there.
  • Use the appropriate waste containers for disposal of chemical and other waste materials.
  • The number of significant figures in numerical answers must conform to the rules stated in the exam questions for evaluation of experimental errors.  The inability to perform calculations correctly will result in penalty points, even if your experimental technique is flawless.
  • Chemicals and lab ware will be refilled or replaced without penalty only for the first incident. Each further incident will result in the loss of 1 point from your 40 practical exam points.
  • If you need to ask for a refill of chemicals that you exhausted or replacement of equipment that you broke, turn to the supervisor. He will make a note on the first page of the answer sheets. Remember that such replacements carry a penalty, except for the first.
  • In case of failure of equipment out of your control, please turn to the supervisor. They will do their best to remedy your problem immediately. We hope that no such event will occur. If you feel that such a failure caused a significant delay in your work that was not compensated adequately, please make a short note on the first page of your answer sheet explaining the incident.
  • When you have finished the examination, you must put all of your papers into the envelope provided.  Only papers in the envelope will be marked.
  • Do not leave the examination room until you are directed to do so.

Information pour les mentors IChO (révision 2014)